Facturación electrónica y gestión de facturas en Costa Rica

La versión 4.4 define estructuras XML y reglas de validación del Ministerio de Hacienda para facturas, tiquetes, notas y otros comprobantes. Incluye el recibo electrónico de pago (REP), cambios en datos del emisor y receptor, impuestos, descuentos y medios de pago, entre otros campos obligatorios o condicionales. No es un cambio de diseño del PDF ni una nueva clasificación de actividades económicas. Karpentter trabaja con la versión 4.4 y mantiene el sistema conforme a las actualizaciones aplicables; cada empresa debe revisar sus datos y configuración. El XML y su firma deben cumplir los requisitos vigentes, y la respuesta de Hacienda determina el resultado de la validación.

Sí. Puedes indicar el cliente, los productos o servicios y las cantidades mediante un texto o una nota de voz. Revisa la transcripción y el borrador, confirma los datos tributarios y autoriza la operación con un usuario habilitado. El canal y los módulos deben estar configurados para tu empresa.

Puedes solicitar la creación de clientes, facturar cotizaciones aprobadas, preparar notas de crédito, reenviar el PDF y el XML de comprobantes existentes y aplicar descuentos antes de emitir, de acuerdo con los módulos, permisos y configuración de tu empresa.

Contempla factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito electrónica, nota de débito electrónica, factura electrónica de compra, factura electrónica de exportación y recibo electrónico de pago. Cada tipo tiene requisitos y supuestos de uso específicos. Los mensajes del receptor son un flujo distinto.

Los descuentos se revisan y aplican antes de emitir el comprobante. Si la factura ya fue emitida, una corrección debe realizarse con la nota o el procedimiento que corresponda, conservando la referencia y el motivo del ajuste; no basta con editar su PDF.

No. El reenvío comparte el PDF y el XML del comprobante existente con el destinatario autorizado. Antes de confirmar, verifica la factura y el correo de recepción; no es una nueva emisión.

No. Primero debes revisar y confirmar los datos de la operación. La aceptación depende de las validaciones de Hacienda, la estructura y los datos enviados, así como de la disponibilidad de los servicios involucrados. Consulta siempre el estado y la respuesta del comprobante.

Puede emitir su primera factura con Karpentter en menos de 30 minutos si ya tiene su inscripción y actividad económica al día, la llave criptográfica y las credenciales de comprobantes electrónicos de Hacienda. Después de crear su cuenta, el asistente de configuración lo guía paso a paso para conectar su llave desde TRIBU-CR, revisar los datos de su empresa y emitir su primer comprobante. El tiempo no incluye trámites pendientes ante Hacienda; la aceptación depende también de sus servicios y de la conexión.

El POS de Karpentter tiene modo offline: permite continuar registrando ventas en el equipo previamente configurado aunque se interrumpa internet. Las operaciones pendientes se almacenan localmente y se sincronizan automáticamente al restablecerse la conexión. Si Hacienda no está disponible, se gestionan los comprobantes pendientes cuando se recupera su servicio, respetando el procedimiento y los plazos de contingencia aplicables. Revise los estados y las respuestas después del envío: guardar una venta no equivale a la aceptación tributaria. WhatsApp requiere conexión y no sustituye al POS offline.

Ingrese a Karpentter desde el navegador de su celular o tablet, sin instalar una aplicación adicional. Seleccione el cliente, agregue productos o servicios, revise el código CABYS propuesto con asistencia de IA, los impuestos y las condiciones de venta y confirme el envío a Hacienda. El sistema permite enviar el comprobante al correo del cliente según la configuración; consulte la respuesta de Hacienda para verificar su estado. También puede solicitar la factura por texto o voz en el WhatsApp de Karpentter configurado para su empresa. Ante una caída de internet, la continuidad corresponde al POS con modo offline previamente habilitado, no al envío de mensajes sin conexión.

Karpentter ofrece conservación de sus comprobantes electrónicos durante cinco años, o más allá de ese plazo cuando su contrato lo establezca. Durante la vigencia del servicio puede consultarlos y descargarlos desde su cuenta según sus permisos y los formatos habilitados por el módulo, incluidos PDF y XML cuando correspondan. Mantenga sus propias copias del XML y de la respuesta de Hacienda. Al terminar el servicio se aplican los plazos de devolución, exportación y conservación de los términos y del contrato; no se garantiza acceso indefinido a una cuenta cancelada. La obligación de conservación tributaria puede requerir plazos mayores en casos particulares.

No necesita instalar un programa de escritorio ni gestionar actualizaciones manuales. Karpentter funciona en la nube desde un navegador actualizado en computadora, tablet o celular. También puede solicitar operaciones mediante WhatsApp si ese canal está configurado y tiene los permisos correspondientes. El uso normal de la nube y los mensajes necesita internet; la operación sin conexión se ofrece mediante el POS con modo offline previamente configurado.

En general, deben emitir comprobantes electrónicos las personas físicas y jurídicas que realizan operaciones sujetas a esa obligación según su actividad, régimen tributario y normativa vigente. Esto comprende profesionales independientes, pymes, comercios, empresas de servicios, importadores y exportadores cuando corresponda. Tener cédula jurídica, por sí solo, no determina todas las obligaciones: existen supuestos y excepciones que deben revisarse para cada contribuyente. Compruebe su inscripción y obligaciones en TRIBU-CR y consulte a su asesor contable sobre su caso.

Para una operación sujeta a la obligación de emitir comprobante, el monto pequeño de una venta no la exime: no hay un mínimo general que permita omitirla solo por su importe. El tipo de comprobante depende de la operación, el receptor y los requisitos aplicables, no únicamente del valor de la venta. En Karpentter puede trabajar con factura electrónica o tiquete electrónico según corresponda y revisar los datos del cliente antes de confirmar. Verifique los supuestos particulares de su régimen con su asesor contable.

No emitir o no entregar el comprobante exigido puede generar sanciones conforme al Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Según la infracción y los supuestos legales, pueden corresponder multas y el cierre temporal del establecimiento. También puede afectar el respaldo de costos, gastos y créditos fiscales de sus clientes. Lleve control de las emisiones, compruebe las respuestas de Hacienda y conserve los documentos; utilizar un software no exime al contribuyente de sus obligaciones ni garantiza evitar sanciones.

Verifique su inscripción y actividad económica en el Registro Único Tributario mediante TRIBU-CR. Obtenga las credenciales y la llave criptográfica para comprobantes electrónicos desde la oficina virtual de Hacienda y configure un sistema compatible con la normativa vigente. En Karpentter, el asistente lo guía para conectar esos datos de forma protegida, configurar el emisor, los productos, los códigos CABYS y los impuestos y emitir el primer comprobante. Con los requisitos disponibles, puede completar la configuración y primera emisión en menos de 30 minutos. No comparta su llave ni contraseñas por el formulario público o el chat de demostración.

La factura electrónica documenta la operación con la identificación del receptor que corresponda y es el comprobante habitual cuando el comprador necesita respaldar costos, gastos o créditos fiscales, sujeto a los requisitos tributarios. El tiquete electrónico está destinado a ventas a consumidor final en los supuestos permitidos y puede emitirse sin identificar al comprador cuando la normativa lo permite; no debe asumirse que ofrece el mismo respaldo fiscal que una factura identificada. Karpentter permite emitir ambos bajo la versión 4.4. Seleccione el adecuado antes de emitir: cambiar el PDF no convierte un tiquete en factura.

CABYS es el Catálogo de Bienes y Servicios desarrollado por el Banco Central de Costa Rica en coordinación con el Ministerio de Hacienda. Sus códigos identifican los bienes y servicios incluidos en los comprobantes electrónicos; no son lo mismo que el código de actividad económica del contribuyente. Karpentter utiliza IA para identificar y proponer automáticamente el código al crear o actualizar productos y servicios. Revise la clasificación sugerida, la descripción y el tratamiento tributario de su operación antes de emitir: una sugerencia de IA no sustituye esa revisión.

El REP es un comprobante de la versión 4.4 que documenta pagos en los supuestos previstos por Hacienda, como determinados pagos de servicios al Estado y ventas a crédito con el tratamiento de IVA aplicable. No es un recibo obligatorio por cualquier cobro ni sustituye la factura original. Karpentter genera el REP automáticamente al registrar un cobro que lo requiere, según la condición de venta, la configuración y la normativa. Revise el importe, la fecha y la referencia al comprobante antes de confirmar.