Declaración de Privacidad de Karpentter

Esta Declaración corresponde a Karpentter Cloud Solutions SRL y explica el tratamiento de datos personales en su web pública, contratación, cuentas, soporte, funciones de la plataforma, comunicaciones, redes sociales, actividades comerciales y eventos. El tratamiento concreto depende de los servicios utilizados, las instrucciones del Cliente y sus elecciones. Un aviso específico puede complementar esta Declaración para una función determinada, sin sustituir los derechos reconocidos por la legislación aplicable.

Karpentter actúa como responsable de los datos que necesita para administrar su propia relación con usted, como consultas, contratación, facturación, seguridad y comunicaciones comerciales autorizadas. Respecto de los datos que una empresa incorpora al ERP para gestionar a sus empleados, clientes o proveedores, dicha empresa es responsable y Karpentter actúa como encargado según sus instrucciones, los Términos y el DPA.

Un banco, socio comercial, red social u otro destinatario puede actuar como responsable independiente respecto de sus propias actividades. Se debe consultar su aviso para conocer esas actividades y ejercer los derechos correspondientes. Esta distinción no excluye las obligaciones ni la responsabilidad de Karpentter sobre los tratamientos que le corresponden.

La integración de módulos permite relacionar información dentro de la empresa y de los permisos del Cliente para prestar las funciones contratadas. No autoriza mezclar datos entre empresas independientes ni reutilizar datos del ERP para publicidad, perfiles comerciales o fines ajenos a las instrucciones del Cliente. Las reglas de cookies de la web pública no describen ni habilitan automáticamente tecnologías de otras aplicaciones.

Datos de la web, contratación, cuentas y soporte

Tratamos los datos que usted proporciona para solicitar información, contratar el Servicio, administrar su cuenta o recibir soporte. Estos datos se distinguen de la información que nuestros Clientes incorporan al ERP bajo su responsabilidad.

• Contacto e identificación: nombre, correo electrónico, teléfono, organización y datos necesarios para identificar al Cliente y a sus representantes.
• Cuenta y acceso: identificadores de Usuarios, roles, permisos y datos necesarios para la autenticación y seguridad de la cuenta.
• Contratación y facturación: información fiscal, de facturación y referencias de pago necesarias para administrar la relación contractual y atender reclamaciones.
• Soporte: consultas, incidencias y documentos que usted facilite para resolverlas. No envíe información ajena a la consulta ni contraseñas, tokens o códigos de seguridad por los canales de contacto.

Datos incorporados al ERP por el Cliente

El Cliente determina los datos que incorpora al Servicio y las personas autorizadas a acceder a ellos. Según los módulos utilizados, pueden incluir:

• Datos de clientes, proveedores, contactos, facturas, documentos y registros contables.
• Datos bancarios, incluidos IBAN, comprobantes y registros de pagos.
• Datos laborales y de nómina, salarios, deducciones, vacaciones, liquidaciones y datos sensibles de salud, como incapacidades o boletas de accidente.
• Documentos y registros de aprobaciones, firmas, operaciones y automatizaciones solicitadas por el Cliente.

El Cliente debe contar con las autorizaciones y bases jurídicas necesarias, especialmente para los datos sensibles de sus trabajadores, conforme a las cláusulas 7 y 11 de los Términos de Servicio.

Información técnica y Portales de Terceros

La operación y seguridad del Servicio pueden generar registros técnicos de acceso y actividad, como dirección IP, navegador, fecha, hora y bitácoras de operaciones.

Los Robots interactúan con Portales de Terceros únicamente bajo el mandato del Cliente previsto en la cláusula 5. Las credenciales de esos portales las aporta, custodia y actualiza el Cliente. Los segundos factores, como tokens bancarios, los introduce el Cliente en cada operación; Karpentter no los almacena, conforme a la cláusula 5.2.

Información que usted o su organización proporcionan

Según la función utilizada, tratamos datos de perfil y contacto, cargo, empresa, dirección, imagen de perfil, preferencias de comunicación, suscripción, historial de contratación y referencias de pago. Para verificar identidad o representación pueden solicitarse datos identificativos o documentos necesarios y proporcionados para esa finalidad; no deben enviarse documentos ajenos al trámite.

Las consultas, encuestas voluntarias, formación, eventos, comunicaciones con soporte, interacciones con profesionales independientes y asistentes digitales pueden aportar mensajes, comentarios, documentos o archivos. Las grabaciones de llamadas, audio, vídeo o visitas requieren información previa y, cuando corresponda, consentimiento. La interacción con un profesional independiente no convierte a Karpentter en prestador de asesoría contable, fiscal, legal o financiera.

Información que procede de terceros

• Cuentas y servicios vinculados: bancos, aplicaciones comerciales, portales y servicios conectados por instrucción del Cliente, con los datos y permisos necesarios para la operación solicitada.
• Otros usuarios y organizaciones: administradores, empleadores, contadores, clientes y proveedores que incorporan información en sus operaciones. Quien facilite datos de otra persona debe informarla y contar con los permisos y bases jurídicas correspondientes.
• Soporte, verificación y prevención del fraude: proveedores de atención, identidad, seguridad y gestión de riesgos, con información necesaria para atender incidencias, comprobar datos o prevenir usos indebidos.
• Fuentes comerciales, contenidos y socios: proveedores de información y contenidos, referencias comerciales y organizadores de actividades conjuntas, únicamente para finalidades informadas y con una base jurídica válida. Se respetan las restricciones de la fuente y las preferencias aplicables; que un dato sea público no autoriza cualquier uso.
• Fuentes públicas y autoridades: registros y datos públicos pertinentes, así como respuestas de autoridades y portales de Costa Rica relacionadas con las operaciones autorizadas, por ejemplo, comprobantes o trámites fiscales y laborales.
• Fuentes financieras: entidades financieras, agencias de crédito o de cobro que intervengan en una operación o gestión autorizada, en la medida necesaria y conforme a los requisitos legales específicos. No se presume autorización para consultar un historial crediticio por el solo hecho de visitar la web o contratar el ERP.

Los datos comerciales, financieros, fiscales, bancarios y laborales cargados para administrar una empresa siguen sujetos al rol de encargado de Karpentter. Su origen en otra fuente no elimina los deberes de información, confidencialidad, exactitud y protección aplicables.

Datos técnicos y funciones del dispositivo

Las funciones utilizadas pueden generar datos de dispositivo, dirección IP, navegador, registros de acceso, errores y uso, así como información guardada localmente para su funcionamiento. El acceso a contactos o ubicación precisa requiere la habilitación y los permisos correspondientes del dispositivo y una finalidad informada. Los registros de entrega, rebote, apertura o interacción con comunicaciones se tratarán en el contexto del canal y de las preferencias aplicables, con información y consentimiento cuando sean exigibles.

La biometría, la grabación de sesiones y otras funciones intrusivas no quedan autorizadas por aceptar genéricamente esta Declaración: requieren una explicación específica sobre datos, finalidad, responsables, conservación y controles, y los permisos y consentimientos que correspondan antes de utilizarlas. Esta Declaración no identifica como instalados en la web pública FullStory, Medallia ni herramientas de reproducción de sesiones.

El titular de una empresa y sus administradores designados determinan los usuarios, roles y permisos dentro de su cuenta. Pueden conceder, limitar o retirar acceso a información, operaciones y descargas según sus facultades. Si cambian sus permisos o termina su vinculación con la empresa, un Usuario puede dejar de acceder a datos de esa organización.

La información compartida entre módulos permanece sujeta a esos permisos y a las finalidades del Cliente. Un administrador no adquiere por ello facultades ilimitadas sobre datos personales ni puede autorizar tratamientos contrarios a la ley.

El uso de una cuenta empresarial puede estar sujeto también a las políticas del empleador o de la organización. Para ejercer derechos respecto de datos tratados por cuenta de esa empresa, diríjase al Cliente responsable; Karpentter colaborará según el DPA y las obligaciones aplicables. Para tratamientos propios de Karpentter, puede escribir a legal@karpentter.com.

Cuando Karpentter actúa como responsable

Karpentter es responsable del tratamiento de los datos que utiliza para gestionar sus propias consultas comerciales, contratación, facturación, cuentas y soporte. Las finalidades se limitan a:

• Responder solicitudes de información y gestionar la relación contractual.
• Administrar cuentas, prestar soporte, procesar pagos y atender reclamaciones.
• Prevenir accesos no autorizados, fraude e incidentes de seguridad.
• Cumplir las obligaciones legales aplicables.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre Karpentter cuando exista la autorización que corresponda, con posibilidad de solicitar su baja.

El tratamiento se realizará con los consentimientos o bases jurídicas que correspondan conforme a la Ley 8968 y la normativa aplicable. La contratación del ERP no constituye una autorización general para publicidad sobre los datos incorporados por el Cliente.

Cuando Karpentter actúa como encargado

Respecto de los Datos del Cliente incorporados al ERP, el Cliente es responsable del tratamiento y Karpentter actúa como encargado, conforme a la cláusula 11.2 y al Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) aplicable.

Los Datos del Cliente pertenecen al Cliente. Karpentter los trata para prestar, mantener, asegurar y mejorar el Servicio, de acuerdo con sus instrucciones y las condiciones contractuales. No se usan para publicidad, cesiones comerciales ni fines ajenos a esas finalidades. La mejora del Servicio no constituye una autorización general para destinar dichos datos a otros usos.

Operación, personalización y desarrollo

Dentro de las finalidades y permisos aplicables, utilizamos la información necesaria para gestionar inscripciones a eventos y formación, preferencias, comunicaciones, interacciones con soporte y profesionales, verificación de identidad, reclamaciones y administración del negocio. Los registros de visitas a instalaciones y los compromisos de confidencialidad se limitan a las necesidades informadas de seguridad y gestión de esas visitas.

El análisis del uso y las interacciones permite mejorar funciones, diagnosticar errores, adaptar recomendaciones y desarrollar el Servicio. Los análisis para investigación, publicaciones o promoción que no requieran identificar a personas se realizarán con información agregada o anonimizada de forma adecuada; quitar un nombre por sí solo no garantiza anonimato. Esto no permite revelar datos confidenciales del ERP ni crear perfiles publicitarios de sus empleados o contactos.

Marketing y actividades conjuntas

Podemos gestionar comunicaciones, recomendaciones de productos, promociones y eventos por los canales autorizados y conforme a las preferencias de la persona, como correo, teléfono, mensajería o notificaciones cuando proceda. Las actividades conjuntas y la comunicación de datos a un socio para sus propios fines comerciales requieren información sobre el destinatario y la autorización que corresponda; el permiso de una empresa para utilizar su logo no equivale al consentimiento de sus contactos para recibir publicidad.

Reclamaciones y protección jurídica

Tratamos los datos necesarios para investigar reportes de incidentes o conductas indebidas, prevenir fraude, atender disputas y cobros, cumplir requerimientos válidos y ejercer o defender derechos. El acceso se limita a quienes deban intervenir; cuando una investigación requiera revelar la identidad de quien informa, se evaluará su necesidad y base jurídica. No se garantiza anonimato a una denuncia identificada ni se permite una conservación indefinida por el solo hecho de investigar.

Una finalidad nueva incompatible o que requiera un permiso adicional debe informarse y contar previamente con la base jurídica y las autorizaciones exigibles. Esta Declaración no concede una autorización abierta para cualquier uso futuro.

Las comunicaciones de datos se limitarán a las finalidades informadas, las instrucciones del Cliente y las obligaciones legales aplicables. Esta Declaración no autoriza compartir los Datos del Cliente con socios publicitarios o para fines comerciales ajenos al Servicio.

• Proveedores y subencargados: proveedores de infraestructura, correo, mensajería e IA necesarios para las funciones utilizadas, bajo las condiciones de confidencialidad y tratamiento aplicables. Las funciones de IA se rigen también por la cláusula 10.
• Destinatarios autorizados por el Cliente: personas designadas para recibir documentos, comunicaciones operativas, aprobaciones o firmas, conforme a los permisos e instrucciones del Cliente.
• Portales de Terceros: las operaciones con autoridades, bancos y otros portales se ejecutan bajo el mandato expreso de la cláusula 5, no como una autorización para publicidad o comercialización de información.
• Autoridades: cuando exista una obligación legal o requerimiento válido, en el alcance que corresponda.

La información sobre los subencargados aplicables y sus actualizaciones puede solicitarse a legal@karpentter.com. Las actualizaciones de la lista se comunicarán conforme a la cláusula 11.5 de los Términos de Servicio.

Alcance de las comunicaciones: los datos comunicados deben limitarse a lo necesario para la función solicitada o la obligación aplicable. Los proveedores que actúen por cuenta de Karpentter deben tratarlos conforme a las instrucciones y condiciones contractuales correspondientes, con obligaciones de confidencialidad y protección; su intervención no constituye una autorización general para utilizarlos en publicidad propia.

Funciones e integraciones de terceros: cuando el Cliente instruya una operación con un destinatario o portal externo autorizado, la comunicación se limitará a lo necesario para esa operación. El tercero podrá actuar bajo sus propias condiciones y aviso de privacidad, según su función; ello no elimina las obligaciones de Karpentter respecto del tratamiento que le corresponde. El Cliente deberá revisar esas condiciones y contar con las autorizaciones necesarias antes de enviar datos de terceros.

Funciones, socios y publicaciones elegidos por usted

En las funciones que utilizan APIs de terceros, como YouTube y Twilio, se aplican también las condiciones y avisos del proveedor respecto del tratamiento que este realiza. Consulte la configuración de conexiones de su cuenta de Google y el aviso y opciones de privacidad de Twilio para gestionar los permisos que correspondan. Revocar una conexión puede impedir el funcionamiento de la función asociada, sin eliminar necesariamente datos ya tratados legítimamente.

Cuando solicite una oferta, conecte un servicio de un socio o instruya el envío de información a este, se comunicarán los datos necesarios para la solicitud informada y autorizada. El socio puede actuar como responsable independiente. Visitar un enlace no se interpreta como consentimiento general para transferir datos del ERP; el sitio de destino puede recibir información técnica de la conexión conforme a sus propias prácticas.

Si conecta una red social o publica comentarios, reseñas, preguntas o contenidos en un espacio público, la información que decida compartir puede resultar visible para terceros e incluso para una audiencia global. Las redes sociales aplican sus propios avisos. No publique información confidencial, credenciales ni datos de otras personas sin autorización.

En promociones, funciones o eventos conjuntos se informará quién recibe los datos y con qué finalidad, y se solicitará el consentimiento cuando corresponda. El proveedor de telefonía móvil puede intervenir en una verificación de identidad o prevención de fraude únicamente con la información, autorización y base jurídica correspondientes al trámite; utilizar la web no autoriza acceso general a los datos de su línea. Los datos obtenidos mediante programas de mensajería SMS no se venden, alquilan ni comparten con terceros para que estos realicen marketing propio.

Investigación, operaciones empresariales y obligaciones

La colaboración con instituciones académicas, públicas o de investigación se limita a información adecuadamente anonimizada o agregada cuando no sea necesario identificar a personas. Compartir datos identificables requiere una finalidad específica, base jurídica y las salvaguardas adicionales aplicables; no se habilita por esta referencia general.

En operaciones financieras, prevención de fraude, cobros o defensa de derechos pueden intervenir entidades financieras, agencias de crédito o de cobro, asesores, redes de pago y autoridades, limitando la información a lo necesario y legalmente permitido para la gestión correspondiente. No se entrega indiscriminadamente la base de datos del Cliente para esas finalidades.

Las empresas vinculadas que participen en la prestación o administración de un servicio deberán actuar dentro de las finalidades informadas, con confidencialidad y protección de datos; una vinculación empresarial no autoriza el intercambio general del ERP ni marketing propio sin la base jurídica correspondiente. Se informará su identidad y función cuando intervengan en un tratamiento que lo requiera.

Ante una fusión, adquisición, financiación, venta de activos, reorganización, insolvencia o liquidación, el análisis y eventual transferencia de información a las partes y asesores se limitará a lo necesario, bajo salvaguardas de confidencialidad y conforme a la ley. Se facilitará la información y se obtendrán las autorizaciones exigibles; la operación no elimina los derechos del titular ni las restricciones sobre los Datos del Cliente.

La publicidad o medición que corresponda a otros canales no modifica el estado de esta web pública: la analítica solo se activa con su autorización y actualmente no se utilizan herramientas publicitarias en ella. Los detalles y controles se describen en la Política de Cookies; esta ampliación no instala píxeles ni autoriza seguimiento adicional.

El uso de proveedores externos para prestar el Servicio puede implicar tratamiento de datos fuera de Costa Rica. Cuando corresponda, estas transferencias deberán limitarse a las finalidades autorizadas y estar sujetas a los requisitos legales y contractuales aplicables, incluidas las autorizaciones y medidas de protección que correspondan.

Los Datos del Cliente mantendrán su carácter confidencial y se tratarán conforme a sus instrucciones, los Términos de Servicio y el DPA aplicable. La ubicación de los proveedores no modifica la ley y jurisdicción del contrato, establecidas en la cláusula 24.1.

Puede solicitar información sobre el tratamiento internacional asociado a las funciones que utiliza a legal@karpentter.com.

Los Datos del Cliente siguen siendo de su titularidad. Durante la vigencia del Servicio, el Cliente y sus Usuarios autorizados pueden consultar y descargar su información cuando lo deseen mediante las opciones de cada módulo, de acuerdo con sus roles y permisos. No necesitan esperar a cancelar la suscripción para utilizar esas opciones.

Según lo que cada módulo y documento permita generar o guardar, las descargas pueden incluir PDF, Word, imágenes, Excel y otros formatos habilitados. Cada módulo ofrece los formatos que soporta: no todos los registros ni módulos se exportan en todos esos formatos, ni una descarga individual equivale necesariamente a una copia completa de la base de datos.

Estas opciones están sujetas a la disponibilidad del Servicio, mantenimientos y condiciones de acceso de los Términos; no constituyen una promesa de disponibilidad ininterrumpida. El Cliente debe proteger los archivos descargados, limitar quién puede obtenerlos y utilizarlos conforme a las obligaciones de privacidad aplicables.

Al finalizar la relación, la solicitud de exportación, los plazos de devolución y la eliminación se rigen por la cláusula 17.3 y el DPA, sin que esta descarga ordinaria amplíe esos plazos. La descarga del Cliente no sustituye los derechos que una persona pueda ejercer sobre sus propios datos.

Datos de la relación directa con Karpentter

Los datos de contacto, contratación, facturación y soporte se conservarán durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y para cumplir obligaciones legales aplicables. La conservación de registros contractuales o de facturación no autoriza mantener todos los datos del ERP para fines comerciales indefinidos.

Datos del Cliente en el ERP

Durante la prestación del Servicio, los Datos del Cliente se conservan según sus instrucciones y las condiciones contractuales. Al terminar la suscripción, su devolución, conservación y eliminación se rigen por las cláusulas 17.3 y 17.8 y el DPA aplicable. El plazo y procedimiento de exportación son los previstos en dichos documentos; esta Declaración no establece un plazo adicional ni amplía la retención para fines publicitarios.

La cancelación de la suscripción no equivale a solicitar la eliminación inmediata de los datos. Cuando corresponda su eliminación, se realizará de forma segura, salvo la información que deba conservarse por obligación legal.

Seguridad, respaldos e incidentes

Conforme a la cláusula 11.4, las medidas de seguridad incluyen cifrado en tránsito, control de acceso por roles, aislamiento entre empresas y bitácoras. Los incidentes de seguridad que afecten a los Datos del Cliente se notificarán al Cliente sin dilación indebida.

La cláusula 15.1 establece respaldos cada hora y objetivos de RPO de 1 hora y RTO de 1 hora. Estos objetivos de continuidad no fijan un plazo de eliminación de datos ni constituyen una garantía de ausencia absoluta de pérdida o interrupciones.

El plazo de gestión de reembolsos de la cláusula 16.10 es una condición comercial distinta del procedimiento de devolución o eliminación de datos.

Al utilizar funciones de IA, como la extracción de información de facturas o documentos y los asistentes, el contenido enviado para esa función puede ser procesado por proveedores externos de IA, conforme a la cláusula 10 y a las condiciones de tratamiento aplicables.

El tratamiento de los Datos del Cliente se limita a las funciones utilizadas, las instrucciones del Cliente y las finalidades de prestar, mantener, asegurar y mejorar el Servicio. Esta Declaración no concede una autorización general para usar documentos, datos bancarios o laborales en publicidad ni para fines ajenos al Servicio.

El Cliente debe contar con las autorizaciones necesarias para enviar datos de terceros, especialmente datos sensibles. Los resultados de IA pueden contener errores y deben revisarse antes de registrarlos o tomar decisiones, conforme a las cláusulas 3 y 10.2.

La información sobre los proveedores aplicables puede solicitarse a legal@karpentter.com. El uso de IA no sustituye las obligaciones de confidencialidad y protección de datos de la cláusula 11.

Los asistentes pueden tratar mensajes y documentos mediante procesos automatizados y, cuando sea necesario para soporte, seguridad o revisión autorizada, intervención humana con acceso limitado. Las recomendaciones y análisis de escenarios deben revisarse antes de utilizarlos; no se convierten en una decisión vinculante por el solo hecho de generarse.

Mejorar una función no concede permiso general para entrenar modelos de propósito general con datos personales, documentos o transacciones del Cliente. Cualquier entrenamiento que requiera un uso adicional deberá contar previamente con información específica, una base jurídica válida, las instrucciones y autorizaciones necesarias y el respeto de las restricciones de la fuente o API; los permisos de una conexión, incluida Google Workspace, no sustituyen esas condiciones.

Puede solicitar información sobre un tratamiento automatizado que le afecte y plantear su oposición, revisión o intervención humana cuando corresponda según la legislación aplicable, escribiendo a legal@karpentter.com. Si Karpentter trata los datos por cuenta de su empresa, coordinará la solicitud con ese Cliente responsable.

Nuestros sitios web incluyen enlaces a otros sitios web de terceros para su conveniencia e información. Si accede a esos enlaces, abandonará los sitios web de Karpentter y si envía datos personales a cualquiera de esos sitios web de terceros, sus datos se regirán por su política de privacidad, la cual puede diferir de la de Karpentter. Karpentter no aprueba ni hace representación alguna sobre los sitios web de terceros. Le recomendamos leer cuidadosamente la política de privacidad de cualquier sitio web que visite.

Consulte la Política de Cookies para conocer el alcance de las tecnologías del sitio y las opciones de gestión desde su navegador.

La web dispone de un banner con Aceptar, Rechazar y Configurar, y de un enlace “Preferencias de cookies” en el pie de página. Las categorías necesarias conservan la elección localmente durante 180 días, con versión y caducidad; analítica y publicidad permanecen desactivadas hasta que usted las autorice. Este mecanismo no modifica las preferencias del ERP externo.

La medición de visitas solo se activa con su autorización. No se carga la herramienta de medición ni se envían datos analíticos antes de su autorización. Si se activa, Google Analytics 4 mide páginas conocidas y tipos de clic de contacto, demo o WhatsApp, sin contenido de formularios, textos de enlaces, correos, teléfonos ni parámetros o fragmentos de las direcciones de las páginas. Google puede recibir datos técnicos de conexión e identificadores analíticos de cookies; no se afirma que la medición sea completamente anónima.

Revocar analítica desde el panel bloquea nuevas mediciones y elimina las cookies analíticas propias pertinentes; no retira información ya transmitida ni elimina cookies ajenas. Actualmente no utilizamos herramientas publicitarias. Si esto cambia, le informaremos y solicitaremos una nueva autorización.

Puede gestionar o eliminar las cookies mediante la configuración de su navegador. El bloqueo de cookies necesarias puede afectar las funciones que dependan de ellas. Para consultas sobre las tecnologías utilizadas, escriba a legal@karpentter.com.

Al aceptar expresamente esta Declaración de Privacidad y/o los Términos y Condiciones de Servicio, el Cliente, por medio de su titular o representante facultado, autoriza a Karpentter a utilizar su nombre comercial, marca y logotipo para identificarlo verazmente como cliente en su web, presentaciones comerciales, redes sociales, campañas y materiales promocionales digitales o impresos. Esta aceptación otorga una licencia no exclusiva, gratuita, mundial y revocable, sin necesidad de un documento adicional, con el alcance, límites y procedimiento de retirada de las cláusulas 12.4 a 12.8 de los Términos. Karpentter conservará evidencia de la aceptación y de la versión aceptada. Visitar la web, guardar silencio, continuar usando el Servicio o aceptar cookies no equivale a aceptar esta autorización.

La publicación de testimonios que identifiquen a una persona requiere su autorización. La información publicada se limitará al contenido autorizado y no incluirá los datos contables, bancarios o laborales del ERP por el solo hecho de contratar el Servicio.

Esta autorización no permite reutilizar los datos del ERP, información confidencial ni contactos de clientes o proveedores para publicidad. Si el nombre comercial identifica a una persona física, su publicación requiere también autorización específica. Los casos de éxito, fotografías y cifras de resultados requieren un permiso adicional que identifique el contenido y uso autorizado.

Puede solicitar la retirada total o parcial de su nombre comercial, marca, logotipo o información personal publicada escribiendo a legal@karpentter.com, e indicando la empresa, su representación y el uso afectado. La retirada es gratuita y no cancela la suscripción. Se verificará de forma proporcionada la representación, se confirmará la recepción y se gestionará sin dilación indebida en los canales controlados por Karpentter, incluidas las instrucciones a sus proveedores, conforme al procedimiento de los Términos.

La evidencia del permiso y de las solicitudes se conserva con acceso restringido para administrar las autorizaciones y atender reclamaciones, durante el tiempo necesario según las obligaciones legales y los plazos de reclamación aplicables. No se autoriza por ello la conservación indefinida ni nuevos usos publicitarios después de la retirada.

Comunicaciones comerciales

Puede retirar su autorización o solicitar la baja de comunicaciones publicitarias escribiendo a legal@karpentter.com o utilizando el mecanismo de baja que incluya una comunicación, cuando esté disponible.

Comunicaciones operativas

Las notificaciones necesarias para la relación contractual, seguridad, facturación y soporte se distinguen de la publicidad. Respecto de los mensajes que el Cliente envía a empleados, proveedores, clientes o aprobadores mediante correo o WhatsApp, el Cliente debe contar con los consentimientos de los destinatarios y mantener sus contactos actualizados, conforme a las cláusulas 8 y 9.

La baja de publicidad no cancela la suscripción al ERP, no solicita la eliminación de sus datos y no modifica los cobros autorizados. La cancelación del Servicio y los reembolsos se rigen por las cláusulas 16 y 17 de los Términos.

Puede solicitar información sobre el tratamiento de sus datos y ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que correspondan conforme a la Ley 8968 y la normativa aplicable.

Datos tratados directamente por Karpentter

Dirija su solicitud a legal@karpentter.com, indicando el derecho que desea ejercer y la información necesaria para localizar el registro. Podemos requerir una verificación de identidad proporcionada antes de atenderla. No envíe contraseñas, tokens bancarios ni códigos de seguridad.

Datos incorporados al ERP por un Cliente

El Cliente es responsable del tratamiento y de atender los derechos de los titulares conforme a la cláusula 11.3. La solicitud debe dirigirse al Cliente responsable. Si la recibimos en Karpentter, la coordinaremos con dicho Cliente y actuaremos conforme a sus instrucciones, el DPA y las obligaciones legales aplicables.

Las solicitudes se atenderán dentro de los plazos legales que correspondan. Los plazos comerciales de reembolso o devolución de datos no sustituyen los plazos aplicables al ejercicio de derechos.

Esta Declaración se refiere al tratamiento de datos personales y no modifica los precios, renovación, mora, cancelación, reembolsos ni la ley y jurisdicción establecidas en los Términos de Servicio.

1. A quién cubre y quién es responsable

Este Aviso cubre a quienes solicitan un puesto, presentan una candidatura espontánea o son contactados para una oportunidad en Karpentter («Solicitantes»), incluidos quienes utilizan la web o un canal de selección habilitado. También cubre al personal actual y anterior, presencial o remoto, a tiempo completo o parcial, temporal, en práctica o con horario flexible, y a miembros actuales o anteriores de órganos de administración cuando corresponda («Personal»).

El responsable de estos tratamientos es Karpentter Cloud Solutions SRL, cédula jurídica 3-102-906751, domicilio en San Pedro, Los Yoses, edificio Sigma Business Center, segundo piso, Montes de Oca, San José, Costa Rica. Para consultas, solicitudes y reclamaciones escriba a legal@karpentter.com.

Este Aviso se refiere a la selección y relación de trabajo con Karpentter, no a los empleados de las empresas que utilizan el ERP. Para estos últimos, la empresa Cliente es responsable y Karpentter actúa como encargado conforme al DPA. Este Aviso complementa la Declaración de Privacidad; no convierte a Solicitantes o Personal en Clientes ni les aplica una autorización promocional por presentar un CV o mantener una relación laboral.

2. De dónde obtenemos la información

Podemos recibir datos directamente de usted, de formularios y comunicaciones de candidatura, CV, entrevistas, ferias de empleo, referencias y recomendaciones. También podemos generar notas de evaluación, resultados de pruebas relacionadas con el puesto y registros de la relación laboral. Las fuentes externas pueden incluir referencias profesionales, centros educativos, certificaciones, reclutadores, proveedores de verificación y fuentes públicas profesionales pertinentes, dentro de lo legalmente permitido.

Una recomendación o un perfil público no autoriza a recopilar cualquier dato. La persona que aporte datos de un candidato, una referencia, familiar o beneficiario debe contar con las facultades y bases jurídicas necesarias e informar al afectado cuando corresponda. Karpentter debe facilitar a quien sea contactado la información sobre el tratamiento que exija la ley.

3. Datos de Solicitantes y finalidades

• Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, ubicación y datos necesarios para comunicarnos, comprobar identidad o verificar autorización de trabajo cuando corresponda.
• Perfil profesional: CV, formación, experiencia, habilidades, idiomas, licencias, certificaciones, disponibilidad y expectativas relacionadas con el puesto, junto con la información profesional que decida facilitar.
• Selección: comunicaciones, entrevistas, pruebas pertinentes, referencias, notas y evaluaciones necesarias para valorar la candidatura, organizar el proceso, comunicar resultados e incorporar a quien sea contratado.
• Verificaciones: datos de identidad, estudios, empleo y referencias, según el puesto y lo legalmente permitido. Las comprobaciones de antecedentes penales o crediticios no son indiscriminadas: requieren necesidad, proporcionalidad, habilitación legal y la información y autorización exigibles. No basta aceptar genéricamente este Aviso.
• Adaptaciones e igualdad: información estrictamente necesaria para solicitar ajustes razonables, atender necesidades de accesibilidad y cumplir obligaciones de igualdad. Los datos sensibles voluntarios no se exigen de forma general para postular ni se utilizan para discriminar.

Si resulta contratado, la información pertinente puede incorporarse a su expediente laboral para gestionar la incorporación. Considerar su perfil para futuras vacantes fuera del proceso actual requerirá informarle de esa finalidad, su plazo y sus opciones, y obtener autorización cuando corresponda. Puede pedir dejar de recibir esas comunicaciones o retirar una candidatura mediante legal@karpentter.com.

No envíe contraseñas, credenciales bancarias, expedientes médicos completos ni documentos sensibles innecesarios para la candidatura. Los datos de pago o beneficios se solicitarán por el canal apropiado cuando sean necesarios para la contratación o relación laboral, no como requisito general para enviar un CV.

4. Datos del Personal y gestión de la relación laboral

Según las obligaciones y servicios aplicables, tratamos los datos necesarios para la contratación, identificación, autorización de trabajo, cuentas y accesos, expediente, jornada y asistencia, remuneración y cuenta de pago, deducciones, impuestos, seguridad social, seguros, prestaciones, permisos y ausencias, formación, desempeño, movilidad, gastos, viajes, seguridad, terminación y liquidación. Los datos de familiares, dependientes, beneficiarios y contactos de emergencia se limitan a la finalidad de emergencia, prestación u obligación que los justifique.

La administración de actividades, encuestas, eventos o beneficios voluntarios puede requerir preferencias adicionales que se informarán en su contexto. No se presume que todos los beneficios o programas citados en una referencia externa sean ofrecidos por Karpentter.

Podemos tratar información necesaria para atender consultas, denuncias y reclamaciones, investigar incidentes, acoso o discriminación, adoptar medidas laborales lícitas y defender derechos. El acceso se limita a quienes deban intervenir. Se preserva la confidencialidad dentro de los límites de la investigación y la ley, sin prometer anonimato absoluto cuando una comunicación identifica a su autor.

5. Bases jurídicas, datos sensibles y decisiones

El tratamiento debe contar con la base jurídica que corresponda conforme a la Ley 8968, la normativa laboral y las demás disposiciones aplicables: consentimiento informado cuando sea exigible, gestión precontractual o laboral en el alcance legalmente habilitado, obligaciones legales y demás supuestos permitidos. No se invoca el interés comercial de Karpentter como una excepción general a los requisitos de protección de datos.

La información de salud, discapacidad, origen racial o étnico, creencias y otros datos sensibles solo se tratará cuando exista una finalidad concreta, necesidad, habilitación legal y las salvaguardas exigibles, incluido el consentimiento cuando corresponda. En la relación laboral se limitará, por ejemplo, a ajustes, incapacidades, seguridad y salud, prestaciones u obligaciones legales; no se solicita indiscriminadamente para seleccionar candidatos. Las iniciativas voluntarias deben distinguirse de los datos obligatorios y permitir negarse sin una consecuencia discriminatoria.

Si falta un dato indispensable y legítimamente requerido, es posible que no podamos completar una evaluación, contratar, administrar una prestación o cumplir una obligación concreta; se explicará cuál y por qué. Negarse a usos opcionales no justifica por sí mismo excluir una candidatura ni afectar derechos laborales.

Las herramientas de apoyo o evaluación automatizada deben estar relacionadas con la finalidad informada y sujetas a revisión apropiada. Este Aviso no autoriza decisiones de contratación o disciplinarias exclusivamente automatizadas sin las garantías aplicables. Puede solicitar información, cuestionar un resultado y pedir revisión humana cuando corresponda. El CV y los expedientes no quedan autorizados para entrenamiento general de IA ni para publicidad por aceptar este Aviso.

6. Seguridad, equipos y supervisión

Para proteger sistemas, instalaciones, personas y datos, pueden tratarse registros de acceso, actividad y seguridad de los equipos, cuentas y redes corporativos, en la medida necesaria, proporcionada y legalmente permitida. La supervisión concreta debe informarse mediante las políticas aplicables antes de implementarse, incluidos su alcance, finalidad y controles.

Este Aviso no permite vigilancia secreta, acceso general a dispositivos personales, cuentas privadas o comunicaciones ajenas al trabajo. Cámaras, grabaciones, ubicación precisa o biometría requieren evaluación, aviso específico y las autorizaciones y salvaguardas correspondientes; no se consideran activadas ni autorizadas por publicar este texto.

7. Con quién compartimos la información

• Personal autorizado: selección, responsables de evaluación, recursos humanos, nómina, finanzas, jurídico, seguridad y TI, únicamente en lo necesario para sus funciones y bajo confidencialidad. No toda la organización tiene acceso al expediente.
• Proveedores: reclutamiento, alojamiento, comunicaciones, verificación, nómina, administración de personal, seguridad y asesores que intervengan en una finalidad informada, sujetos a las condiciones contractuales y de protección aplicables.
• Beneficios y entidades: bancos, aseguradoras, administradores de prestaciones y organismos competentes, como CCSS, INS o autoridades fiscales, cuando corresponda a una gestión u obligación. Si un proveedor establece una relación independiente con usted, debe informarle de sus propias prácticas.
• Empresas vinculadas: cuando participen en una función informada de selección o gestión laboral, se limitará el acceso a lo necesario, se identificará su intervención cuando proceda y se aplicarán salvaguardas. No se presume un intercambio indiscriminado entre empresas.
• Requerimientos y protección: autoridades, órganos judiciales y asesores ante solicitudes válidas, obligaciones legales, reclamaciones o riesgos de seguridad, limitando la revelación a lo necesario y permitido.
• Operaciones societarias: partes y asesores de una fusión, adquisición, financiación, reorganización, insolvencia o venta, con acceso limitado, confidencialidad y las garantías, información y autorizaciones exigibles.

Los análisis, informes e investigaciones que no requieran identificación deberán utilizar información agregada o anonimizada adecuadamente; una simple eliminación del nombre no garantiza anonimato. Los datos de candidaturas y expedientes no se venden ni se utilizan para publicidad o testimonios por el solo hecho de postular o trabajar para Karpentter. Cualquier uso de imagen o testimonio ajeno a la gestión laboral requiere autorización específica cuando corresponda.

8. Transferencias internacionales

Los proveedores y servicios utilizados pueden implicar acceso, tratamiento o almacenamiento fuera de Costa Rica o del país de residencia de la persona. Las leyes del destino pueden ofrecer protecciones diferentes. Antes de la transferencia deben identificarse el destinatario, finalidad, datos y las garantías y autorizaciones exigibles, manteniendo confidencialidad, acceso limitado y protección contractual y técnica.

Puede solicitar información sobre destinatarios, países y salvaguardas aplicables a su caso escribiendo a legal@karpentter.com. No se atribuye a Karpentter una certificación en marcos internacionales de privacidad por el hecho de que una empresa de referencia o un proveedor disponga de ella. Si se aplica una ley extranjera, se cumplirán también los requisitos específicos de transferencia que correspondan.

9. Conservación y eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para el proceso de selección o relación laboral y para las obligaciones legales, auditorías y reclamaciones pertinentes. La duración depende del expediente, finalidad y plazos legales aplicables; no se retiene toda la información indefinidamente ni se aplica a los expedientes laborales el plazo comercial de exportación del ERP.

Finalizado un proceso sin contratación, se eliminarán o anonimizarán los datos que ya no sean necesarios, salvo conservación justificada legalmente. Mantener un perfil para futuras vacantes exige una finalidad y plazo informados y la autorización que corresponda; no basta una retención abierta «por si acaso». Si se contrata a la persona, solo se incorporará al expediente laboral la información pertinente. Al cesar la finalidad y las obligaciones de conservación, se procederá a la eliminación o anonimización adecuada.

Retirar una candidatura o consentimiento no obliga a borrar información que deba conservarse legalmente ni afecta la licitud del tratamiento previo. Cuando exista una restricción de conservación o una solicitud no pueda atenderse totalmente, se explicará el motivo y el alcance permitido.

10. Cómo protegemos la información

Se aplican medidas técnicas y organizativas proporcionadas al riesgo, controles de acceso por necesidad de conocer, confidencialidad, protección de las comunicaciones y obligaciones para los proveedores. Se limita la información sensible a quienes deban gestionarla y no se facilita indiscriminadamente a entrevistadores o responsables ajenos a esa finalidad. Ningún sistema garantiza seguridad absoluta.

Para comunicar un incidente o una exposición de información escriba a legal@karpentter.com, sin adjuntar credenciales ni divulgar más datos de los necesarios. Los incidentes se gestionarán y comunicarán conforme a las obligaciones legales aplicables.

11. Gestión de datos, derechos y procedimiento

Puede solicitar información, acceso, rectificación, actualización, cancelación u oposición según corresponda, y retirar los consentimientos de tratamientos opcionales. Puede pedir retirar una candidatura y dejar de ser considerado para futuras oportunidades. Si existen herramientas de autoservicio habilitadas, podrá utilizarlas dentro de sus permisos; este Aviso no presupone un portal de candidatos, una intranet ni un sistema de autoservicio concreto. El canal de contacto es legal@karpentter.com.

1. Indique que la solicitud se refiere a selección o personal, su nombre y un medio de contacto, el proceso o relación que permita localizar su información y el derecho o corrección solicitados. Un representante deberá acreditar facultades suficientes.
2. Karpentter confirmará la recepción y verificará de forma proporcionada la identidad y representación, considerando la sensibilidad y riesgo del trámite. No se deben enviar documentos sensibles o contraseñas innecesarios. La información adicional de verificación se limita a comprobar y gestionar la solicitud, con acceso restringido.
3. Se evaluará el alcance del derecho, los derechos de otras personas y las obligaciones de conservación. Se responderá dentro de los plazos legales aplicables y se comunicarán las actuaciones o motivos de una limitación; cualquier ampliación legalmente procedente se informará con su fundamento.
4. Si necesita aclaración o discrepa de la respuesta, puede volver a contactar por el mismo canal. No es obligatorio agotar este contacto para acudir a la autoridad competente; en Costa Rica puede presentar una reclamación ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

El ejercicio legítimo de estos derechos no será motivo de discriminación o represalia. La eliminación puede estar limitada por obligaciones legales o defensa de reclamaciones, y no implica borrar información de terceros a la que no tenga derecho de acceso.

12. Normativa de otras jurisdicciones

La Ley 8968 y la normativa costarricense aplicable son la referencia de este Aviso. Si por la ubicación, entidad, actividad o circunstancias del tratamiento resultan aplicables normas del Espacio Económico Europeo, Reino Unido, California u otra jurisdicción, se atenderán también los derechos y obligaciones que efectivamente correspondan. La sola mención de esas regiones no supone que todos sus regímenes sean aplicables a toda candidatura.

Esos derechos pueden incluir, cuando proceda, supresión, limitación, portabilidad, oposición a determinados tratamientos o decisiones automatizadas, límites sobre datos sensibles, solicitudes mediante representante, información sobre divulgaciones y reclamación ante la autoridad competente. Los derechos, excepciones y procedimientos se determinarán según la ley aplicable, sin trasladar automáticamente requisitos o contactos de Intuit ni renunciar a derechos imperativos.

13. Cambios y contacto

Este Aviso forma parte de la Declaración de Privacidad y utiliza su fecha de actualización. Los cambios materiales se comunicarán por un medio adecuado, como el canal de selección o correo, conforme a su importancia y los requisitos legales. Cuando un cambio requiera un consentimiento nuevo, se solicitará antes del tratamiento correspondiente; publicar una actualización no autoriza automáticamente finalidades incompatibles.

Para preguntas, correcciones, ejercicio de derechos, reclamaciones o dudas sobre el responsable de su información: legal@karpentter.com. Este Aviso informa sobre privacidad; no es una oferta de empleo, garantía de contratación ni renuncia a derechos laborales.

1. A quién cubre y quién es responsable

Este Aviso cubre a proveedores personas físicas, profesionales independientes, consultores, contratistas externos y personas que prestan servicios a Karpentter por medio de una empresa proveedora, agencia o subcontratista. También comprende a los representantes y contactos de proveedores actuales, anteriores o potenciales cuyos datos personales tratamos para evaluar, contratar o gestionar esa relación.

El responsable de estos tratamientos es Karpentter Cloud Solutions SRL, cédula jurídica 3-102-906751, domicilio en provincia de San José, cantón de Montes de Oca, San Pedro, Los Yoses, edificio Sigma Business Center, segundo piso, Costa Rica. Para información, consultas, derechos o reclamaciones: legal@karpentter.com.

Este Aviso se refiere a las personas vinculadas a los proveedores de Karpentter, no a los registros de proveedores que una empresa Cliente incorpora al ERP. Estos últimos se rigen por el DPA y las instrucciones del Cliente cuando Karpentter actúa como encargado. Tampoco sustituye el contrato de servicios, establece por sí solo una relación laboral ni determina su naturaleza jurídica, que depende de la realidad de la relación y de la ley aplicable.

2. Cómo obtenemos la información

Podemos recibir datos directamente de usted al presentar una propuesta, registrarse como proveedor, contratar, facturar, solicitar accesos o comunicarse con nosotros. También podemos obtenerlos de la empresa o agencia que le asigna, sus representantes, referencias profesionales, la ejecución de los servicios y los registros de acceso a los sistemas o instalaciones que utilice para su trabajo, dentro de los límites informados y permitidos por la ley.

Cuando corresponda, utilizamos fuentes profesionales públicas o terceros autorizados para verificar información necesaria para la contratación o el cumplimiento. No presupone investigar indiscriminadamente su vida privada. Quien nos facilite datos de otras personas debe contar con la habilitación pertinente, informarles cuando corresponda y limitar lo enviado a la finalidad requerida; no debe remitir expedientes completos o información sensible innecesaria.

3. Datos y finalidades de la relación con proveedores

• Evaluación y contratación: identidad y contacto profesional, representación, experiencia, cualificaciones, propuestas, referencias y capacidad para ejecutar el encargo; evaluar ofertas, verificar facultades, documentar acuerdos y gestionar altas y bajas.
• Administración del servicio: asignación a proyectos, funciones, fechas de prestación, entregables, comunicaciones, calidad del trabajo y cumplimiento de obligaciones. La información de presencia, ausencia o ubicación de una actividad se limita a lo necesario para coordinar el servicio o atender requisitos de seguridad; no supone geolocalización continua.
• Pagos y obligaciones: identificación fiscal, facturas, datos bancarios necesarios del beneficiario, importes, comprobantes y gastos autorizados; tramitar pagos, reembolsos, conciliaciones y obligaciones contables o tributarias. Cuando el pago corresponde a la empresa proveedora, no solicitamos por ese solo motivo las cuentas personales de todo su personal.
• Accesos y soporte: identificadores profesionales, permisos, equipos asignados, registros de actividad técnica, incidencias y, cuando esté justificada, fotografía para identificación; dar soporte, proteger recursos y revocar accesos al terminar una asignación.
• Cumplimiento y reclamaciones: documentación pertinente para obligaciones legales, auditorías, conflictos, prevención de fraude e investigación proporcionada de quejas o incidentes vinculados al servicio.

Una fotografía de identificación o una evaluación técnica no queda autorizada para publicidad. No pedimos contraseñas de cuentas personales ni información ajena al encargo. Si un dato es imprescindible para contratar, pagar o dar acceso, explicaremos la necesidad y las consecuencias concretas de no facilitarlo; no convertimos toda información solicitada en obligatoria.

4. Datos sensibles e investigaciones

Los datos de salud u otras categorías sensibles no se solicitan de forma general para ser proveedor. Solo se tratarán cuando exista una necesidad específica y una habilitación legal suficiente, con información previa, minimización, acceso restringido y consentimiento expreso cuando sea exigible. Recibirlos de una agencia o de otra persona no sustituye esos requisitos. Para ajustes de accesibilidad o seguridad se procurará obtener únicamente la información funcional necesaria, no un historial clínico completo.

Podemos examinar quejas, incidentes de seguridad o incumplimientos relacionados con los servicios, de manera independiente o coordinada con el proveedor cuando corresponda. Limitaremos la información compartida a lo pertinente, protegeremos a las personas implicadas y restringiremos los accesos, sin prometer anonimato absoluto cuando existan obligaciones de investigación o defensa. Este Aviso no autoriza verificaciones penales o crediticias indiscriminadas ni decisiones discriminatorias.

5. Seguridad y supervisión de recursos

El uso autorizado de sistemas, redes, cuentas, equipos o instalaciones de Karpentter puede generar registros técnicos para gestionar accesos, investigar incidentes y proteger información y personas. Cualquier supervisión debe ser necesaria, proporcionada, lícita y comunicada previamente en las condiciones de uso aplicables, indicando su alcance, finalidad y conservación.

No se autoriza por este Aviso una vigilancia secreta o ilimitada de comunicaciones, dispositivos o cuentas privadas. Cámaras, biometría, grabaciones o seguimiento de ubicación requieren su propia evaluación, información y habilitación cuando corresponda; su mención no significa que estén instalados o activados. El acceso a información del Cliente requiere además los permisos, instrucciones y obligaciones de confidencialidad correspondientes.

6. Fundamentos del tratamiento y opciones

La base aplicable depende del dato, la finalidad y la relación concreta: gestión contractual en los supuestos legalmente habilitados, cumplimiento de obligaciones, protección de derechos en los términos permitidos o consentimiento informado cuando sea requerido. Se aplica la Ley 8968 y la normativa correspondiente. Una finalidad comercial o un interés de Karpentter no habilita por sí solo cualquier uso de información personal ni desplaza los requisitos de consentimiento y protección de datos sensibles.

Los usos opcionales se identificarán como tales. Puede retirar su consentimiento para ellos sin afectar el tratamiento anterior lícito; si subsiste otra obligación de conservación, se explicará su alcance. Para finalidades nuevas incompatibles se dará la información y se obtendrá la habilitación o consentimiento exigible antes del tratamiento, no una autorización genérica por publicar este Aviso.

La gestión del proveedor no permite entrenar de forma general modelos de IA con sus expedientes ni adoptar decisiones exclusivamente automatizadas con efectos relevantes sin las garantías e información exigibles. Cuando corresponda, podrá solicitar revisión humana y cuestionar los resultados.

7. Con quién compartimos los datos

El acceso interno se limita a las personas que lo necesiten para sus funciones de compras, proyectos, finanzas, asesoría jurídica, seguridad o soporte, con deberes de confidencialidad. Si una entidad vinculada participa realmente en la gestión, su acceso deberá limitarse a esa finalidad y cumplir las obligaciones de información y protección aplicables; no se presume una red de filiales con acceso general.

Podemos comunicar a la empresa o agencia que le asigna información necesaria para coordinar el encargo, accesos, pagos, calidad o incidentes, sin trasladar indiscriminadamente sus datos privados. Los proveedores que actúen por cuenta de Karpentter para alojamiento, administración, soporte, pagos o asesoramiento deberán estar sujetos a las instrucciones, medidas de seguridad y obligaciones contractuales que correspondan.

También pueden intervenir entidades financieras, asesores y autoridades competentes para pagos, obligaciones legales o requerimientos válidos. En investigaciones, defensa de derechos o riesgos para personas y recursos, se verificará la necesidad, proporcionalidad y base jurídica de la comunicación. Ante una fusión, financiación, venta, reorganización o liquidación, se limitará el acceso de las partes y sus asesores, con confidencialidad, salvaguardas e información cuando sea exigible; no constituye una cesión sin límites.

Si usted elige contratar un servicio de un tercero independiente, ese tercero debe informar de su propio tratamiento. No afirmamos ofrecer beneficios o servicios que no estén contratados. Los análisis agregados o anonimizados para informes y mejora deben impedir razonablemente la identificación y no utilizarse para reidentificar personas. No vendemos los expedientes personales de proveedores para publicidad.

8. Transferencias internacionales

Cuando los servicios utilizados impliquen almacenamiento, soporte o acceso desde otro país, verificaremos la necesidad, los destinatarios y la habilitación de la transferencia, aplicando las garantías y obligaciones contractuales, de seguridad e información exigibles. Las leyes del país de destino pueden ofrecer protecciones diferentes; esa circunstancia no exime de las obligaciones aplicables ni autoriza a transferir sin requisitos.

Si resultan aplicables normas del Espacio Económico Europeo, Reino Unido u otra jurisdicción, se deberá utilizar el mecanismo de transferencia válido que corresponda al caso, con las evaluaciones y medidas complementarias necesarias. Puede consultar los países, destinatarios y garantías aplicables a su relación mediante legal@karpentter.com. Este Aviso no supone que todas las transferencias posibles estén autorizadas.

9. Conservación y eliminación

Conservamos la información durante el tiempo necesario para evaluar y gestionar la relación, atender facturación y obligaciones contables, tributarias o legales, resolver disputas y hacer cumplir los acuerdos. Se diferencian las propuestas no contratadas, contratos, facturas, accesos, incidentes y reclamaciones; no se conserva todo el expediente durante un plazo único ni indefinidamente por haber trabajado con Karpentter.

Al cesar la necesidad se eliminarán o anonimizarán los datos, o se restringirá su tratamiento si deben conservarse por una obligación legal o una reclamación. La retirada del consentimiento no exige borrar registros que legalmente deban conservarse, pero tampoco permite continuar usos opcionales. Las copias de respaldo deben sujetarse a ciclos y controles de acceso, sin convertirse en una conservación ilimitada. Puede solicitar información sobre los criterios y períodos aplicables a su expediente; no se trasladan automáticamente los plazos de exportación del ERP a los expedientes de proveedores.

10. Cómo protegemos la información

Aplicamos medidas técnicas y administrativas proporcionadas al riesgo, con acceso por necesidad de conocer, control de permisos, confidencialidad, revisión de proveedores y gestión de incidentes. Los datos financieros, sensibles o de investigaciones requieren restricciones adicionales según su naturaleza. No se garantiza una seguridad absoluta ni se atribuyen certificaciones mediante este Aviso.

Como proveedor, utilice cuentas y canales autorizados, proteja sus credenciales y dispositivos, respete los accesos concedidos, evite compartir información del Cliente fuera del encargo y comunique sin demora incidentes o accesos indebidos por los canales acordados o a legal@karpentter.com. No adjunte contraseñas, claves ni expedientes sensibles completos para reportar una incidencia.

11. Derechos, consultas y reclamaciones

Puede dirigirse directamente a legal@karpentter.com para consultar el tratamiento, solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición, retirar un consentimiento o formular una reclamación. Si trabaja mediante una empresa o agencia, también puede contactar con ella respecto de sus propios tratamientos, sin que ese contacto sea un requisito para acudir a Karpentter.

Acusaremos recibo y tramitaremos la solicitud dentro de los plazos legalmente aplicables, con verificación de identidad proporcionada. Explicaremos cualquier limitación, motivo de denegación o conservación necesaria y las vías de reclamación correspondientes, sin exigir credenciales de sistemas inexistentes ni información excesiva. Puede acudir a PRODHAB en Costa Rica o a la autoridad competente que corresponda, sin tener que agotar previamente una queja interna.

Cuando una jurisdicción adicional sea realmente aplicable, se atenderán sus derechos específicos, como limitación, portabilidad u oposición a determinados tratamientos y garantías ante decisiones automatizadas, según sus requisitos y excepciones. Los derechos de esa jurisdicción no se presentan como automáticamente aplicables a todas las personas. Este Aviso no limita las acciones o reparaciones que la ley permita.

12. Imagen, marcas y cambios de este Aviso

La aceptación de este Aviso, la prestación del servicio o el alta como proveedor no concede por sí sola permiso para usar públicamente la imagen, voz o testimonio de una persona, ni extiende al proveedor la autorización promocional de marcas de Clientes. Cualquier uso promocional requiere el permiso específico pertinente de quien tenga facultades para concederlo. Si una empresa es también Cliente, el alcance de la autorización de esa relación se determina separadamente, no por su condición de proveedor.

Este Aviso utiliza la fecha de última actualización de la Declaración de Privacidad. Los cambios relevantes se comunicarán mediante la web y por los canales de contacto disponibles cuando lo exija su importancia o la ley. Los nuevos usos que necesiten consentimiento no se activan por la sola publicación ni se aplican retroactivamente como si ya hubiesen sido autorizados. Recomendamos revisar la versión vigente; para cualquier duda escriba a legal@karpentter.com.